애플 생태계 - 애플 미리알림/리마인더로 GTD 시스템 만들기 1
GTD(Getting Things Done)는 단순한 일정 관리가 아니라,
정보를 정리하고 실행으로 옮기는 시스템이다.
이 구조를 애플 리마인더 하나로 구현하는 건 처음엔 어려워 보였지만,
의외로 이 앱 하나만으로도 꽤 완성도 있는 구조를 만들 수 있었다.
왜 애플 리마인더였는가
- 아이폰, 맥북, 아이패드, 애플워치 모두에서 완벽한 동기화
- 시리와 연동된 음성 입력, Shortcut이 매우 편하게 됨! 이게 제일 좋음
- 태그, 스마트 리스트(스마트폴더), 위젯 등 단순하지만 강력한 기능
- 툴이 아니라 시스템이 중요하다는 판단 아래, 가장 익숙한 도구를 택했다
나의 경우, 많은 시행 착오를 거치다, Smartfolder와 Tag기능을 풀로 활용하여 매우 쉬운 방법으로 GTD를 구현하기에 성공했다. 이전에는 Keyboard shortcut 같은 것들도 만들어 태그기능을 써보았는데, 애플에서 오류도 자주나더라, 정말 오랜 시간이 필요했다.. Tag와 Smartfolder 사용법은 다음 글에 기술하겠다.
GTD 5단계를 리마인더로 구현한 방식
1. Capture – 수집: Inbox
모든 입력은 ‘Inbox’ 리스트로 통일했다.
생각나는 일, 할 일, 아이디어 등을 즉시 입력하고,
시리를 활용하면 빠르게 손을 대지 않고도 기록이 가능하다.
2. Clarify – 정리: Actionable vs Non-Actionable
또한 임시 참고 정보는 ‘Reference → Fleeting’으로 보내고,
언젠가 하고 싶은 일은 ‘Someday/Maybe’로 따로 분류했다.
이렇게 정리하면서,
머릿속에서 돌던 생각들이 구체적인 다음 행동 또는 정보로 나뉘게 된다.
3. Organize – 정돈: 실행 구조로 분류
내 Organize 폴더 아래에는 다음과 같은 리스트가 있다.
- Do
- Defer
- Next Action
- On Calendar
- Delegate
각 리스트는 실제 실행 상태에 따라 나뉘고, 각 폴더는 스마트폴더로 만들어져 자동 필터링된다.
이 스마트폴더는 태그와 리스트 조건을 결합해서 자동화되며,
“#Calendar”와 “#NA(Next Action)”같은 태그들이 붙은 작업만 자동으로 필터링해 보여준다.
4. Engage – 실행: 우선순위, 에너지, 컨텍스트
Engage 폴더 안에는 !!!, !!, ! 같은 우선순위 리스트,
그리고 #불꽃, #느림, #집중 같은 에너지 수준 리스트,
#아이디어, #산책하며, #회의용 등 컨텍스트별 리스트가 있다.
이 리스트들은 태그 조합으로 자동 분류된 스마트폴더들이다.
이렇게 실행 조건에 따라 분리된 리스트는
그날의 기분, 에너지, 환경에 맞춰 작업을 고를 수 있게 해준다.
5. Reflect – 검토: 주간/월간 리뷰 구조
Reflect 폴더에는 ‘Weekly Review’, ‘Monthly Review’가 따로 있다.
매주 금요일에는 주간 리뷰를, 매월 말에는 월간 리뷰를 하며,
Someday/Maybe 리스트도 함께 점검한다.
이 주기적인 검토가 GTD 시스템을 살아있게 만든다.
스마트폴더와 태그 활용 – GTD의 자동화
리마인더의 스마트폴더 + 태그 조합을 활용하면
수작업 없이도 리스트를 자동 정리하고 실행 중심으로 바꿀 수 있다. (이 시스템 만드느라 1년더 걸린 것 같다..)
내가 만든 주요 조건:
-
On Calendar 리스트
→ #Calendar + #NA 태그가 붙은 Actionable 리스트만 필터링
-
🎯 리스트
→ #🎯 + #💡 + #🚶 조합된 태그 조건으로 실행 타이밍을 자동 분류
이 방식은 복잡한 앱 없이도 실행력을 유지하게 해주는 핵심 기능이다.
다음 글 예고: 스마트폴더 + 태그 활용 완전 정복
다음 글에서는
스마트폴더와 태그 시스템을 어떻게 설계하고, GTD 시스템을 자동화했는지에 대해 더 깊게 다뤄보려 한다.
- 태그 구조 설계법
- 스마트폴더 조건 세팅 팁
- 실제 사용 루틴과 리스트 필터링 방식
이전보다 더 정리된 흐름으로 GTD를 실행하고 싶다면,
다음 글도 놓치지 말고 확인해보길 바란다.
