애플 생태계 - 애플 미리알림/리마인더로 GTD 시스템 만들기 2

GTD의 핵심은 ‘실행의 흐름’이다. 할 일을 적는 건 누구나 할 수 있다.

하지만 그 일을 끝까지 처리해내는 구조를 만드는 건 완전히 다른 문제다.

나는 애플 미리알림은 심플함이 가장 큰 장점이자 제약이다. 하지만 그 심플함이 우리가 이걸 좋아하는 이유 아니겠는가?

때문에 나는 애플 리마인더의 심플함에 집중했고,

그 안에서 매우 효과적인!!! GTD 시스템을 구축했다.

1. Capture – 모든 생각은 Inbox로




모든 입력의 시작점은 Inbox다.

머릿속을 스치는 생각, 해야 할 일, 걱정거리까지 전부 이곳에 넣는다.

애플 단축어, 시리, 위젯을 활용하면 더 빠르다. (유튜브에 많다)

그다음 해야 할 일은 단 하나.

• 행동 가능한가? → Actionable 리스트로 드래그

• 행동 불가한가? → Non-Actionable 리스트로 드래그

이렇게 분류하면 다음 단계인 Clarify가 자동으로 시작된다.

2. Clarify – 실행 여부를 판단하는 단계

Inbox에서 넘긴 작업은 아래 기준에 따라 자동 분류된다.

Clarify ACTS



• 조건: Actionable + 태그 없음

• 역할: 실행 가능한데 아직 분류되지 않은 항목

• 정리법:

• 당장 할 일 → Do

• 시간 날 때 할 일 → Defer

• 위임할 일 → Delegate

→ 해당 항목에 맞는 파란색 Organize 폴더로 드래그

※ Defer는 회색 폴더지만 내부에서 Next Action 또는 On Calendar로 이동 시 사라진다.


Clarify Nons









• 조건: Non-Actionable + 태그 없음

• 역할: 참고용이거나, 언젠가 할지도 모르는 항목

• 정리법:

• 참고자료 → Reference

• 언젠가 할 수도 있는 것 → Someday/Maybe

이후 주간/월간 리뷰를 통해 PARA나 Zettelkasten으로 옮긴다.

Clarify 단계는 일시적인 필터 창일 뿐, 보관소가 아니다.

3. Organize – 실행 가능한 항목들을 구조화

Clarify에서 드래그된 실행 항목들을

태그와 스마트폴더 조합으로 구조화하는 단계다.








Do

• 조건: #Do, #Defer, #Delegate #Calendar

• 오늘 중으로 직접 처리해야 할 일

Defer

• 조건: #Defer, #Calendar, #NA, #Do

• 미뤄놓은 작업 중 일정이 잡혀있거나 다음 행동으로 정리할 수 있는 항목

• 정리법:

• 일정 중심 → On Calendar

• 다음 행동 → Next Action

→ 내부에서 옮겨지면 회색 폴더에서 사라짐

Next Action

• 조건: #NA, #Calendar, #Do, #Delegate

• 언제든 실행할 수 있도록 준비된 행동

On Calendar

• 조건: #Calendar, #NA, #Delegate, #Do

• 날짜 기반으로 실행되는 작업

Delegate

• 조건: #Delegate, #NA, #Calendar, #Do

• 내가 위임했지만 추적이 필요한 항목

Organize 이후, 다시 Clarify를 열 필요는 없다.

실행은 Engage 또는 Today 뷰에서만 한다.

4. Engage – 실행 조건에 따라 행동하기

색상: 회색(필터), 파란색(실행)

규칙: 회색 리스트는 반드시 비워져야 함 

이 단계는 상황에 따라 적절한 작업을 고르는 구간이다.

회색 필터 폴더로 먼저 태그를 분류한 후,

실행 가능한 파란색 폴더로 드래그한다.

Step 1: 회색 필터 정리

Priority






• 중요도: !!!, !!, !

Context

• 생각 중심: 💡

• 행동 중심: 🎯

• 이동 중 가능: 🚶‍♂️

※ 장소나 디바이스보다 생각/행동/환경의 성격으로 단순하게 나누는 게 핵심이다.

Energy






• 에너지 높음: 🔥

• 평범한 상태: 😗

• 지친 상태: 🫠

Time






• 빠르게 끝내기: #Quick

• 몰입 필요: #Deep

• 고집중 필요: #Focus

5. Reflect – 정리와 회고, 지식 연결





Weekly Review

• 조건: 일주일 이내 완료된 항목

• 매주 금요일 리뷰 → 필요한 건 PARA 또는 Zettelkasten으로 이관

• 회고 노트 작성

Monthly Review

• 조건: 한 달 이내 완료 항목

• 매월 말 리뷰 → 시스템 점검 및 리디자인

Reflect는 단순 리뷰가 아니다.

정보를 지식으로 전환하고, 시스템을 개선하는 출발점이다.

• Clarify는 비우고

• Organize는 구분하며

• Engage에서 실행하고

• Reflect로 돌아본다

툴은 심플하지만, 흐름은 강력하다.

그리고 그 흐름은 매일 나를 움직이게 만든다.

1~2년간 리마인더를 뜯어보며, 제일 최적화 된 구조를 만들어낸 것 같다. 

그러나 언제나 명심할 것은, 이건 내 개인에 맞춘 것이다. 

각자의 취향과 습성이 다를테니, 각자만의 스마트폴더와 태깅시스템을 만드는 것을 추천한다. 

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